Klachtenprocedure activiteiten Trauma Informed Academy
Indien er sprake is van een klacht, verzoeken wij u eerst contact op te nemen met de Trauma Informed Academy voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak.
Formele schriftelijke klacht
Als uw probleem na een gesprek niet is opgelost of als dit zich niet leent voor een persoonlijk gesprek, kunt u een formele schriftelijke klacht indienen. Leest u voor de zekerheid eerst even de volgende documenten door waar u voorafgaand aan de registratie akkoord mee bent gegaan. Veel van de basisafspraken zijn hierin opgenomen:
Hoeveel tijd heeft u om uw klacht in te dienen?
Klachten dienen binnen 8 dagen na ontdekking doch uiterlijk binnen 14 dagen na levering van diensten, schriftelijk te worden gemeld aan de Trauma Informed Academy .
Waar kunt u uw klacht indienen?
U kunt de omschrijving van uw klacht via email naar ons sturen
Trauma Informed Academy
hallo@traumainformedtraining.nl
Wat gebeurt er met uw klacht?
Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld.
- U ontvangt een ontvangstbevestiging nadat de klacht is ingediend.
- U wordt eventueel om meer informatie gevraagd
- Wij nemen persoonlijk contact op om de klacht te bespreken
- Informeert u binnen 21 dagen na melding, schriftelijk over dit standpunt en geeft argumenten waarom zij tot dit standpunt komt.
Doel is altijd er samen uitkomen
Uiteraard zal op basis van de inhoud van de hierboven vermelde documenten een beslissing genomen worden. Er zal ook zeker ruimte zijn voor ethische inschattingen.
Wat registreren wij van uw klacht?
De Trauma Informed Academy houdt van uw klacht een administratie bij. Hierin staan de volgende gegevens:
- Uw naam, adres en woonplaats.
- Uw klacht.
- Een nadere omschrijving van uw klacht.
- De indieningsdatum van uw klacht.
- De naam van de medewerker die de zaak of zaken waarop uw klacht betrekking heeft, behandelt of beheert.
- De opleidingsactiviteit.
- De gevoerde correspondentie over de klacht.
- De status van de klacht (in behandeling / afgehandeld).
- De datum en wijze van afhandeling van de klacht.
- De eindbeoordeling van de klacht (gegrond / ongegrond).
Wij bewaren de administratie van uw klacht tot één jaar na afhandeling. U kunt tijdens de behandeling van uw klacht, maar ook daarna, uw gegevens opvragen uit de klachtenadministratie bij de Trauma Informed Academy
Wat als we er samen niet uitkomen?
Voor particulieren is er de mogelijkheid contact op te nemen met de Geschillencommissie.
Voor professionele organisaties kunnen we ons samen wenden tot een neutrale mediator.
